Инвойс на услуги, образец

Инвойс: бланк и образец заполнения документа

Инвойс на услуги, образец

В зарубежной практике распространено применение образцов такого документа, как инвойс. Он оформляется продавцом и предоставляются покупателю как основное подтверждение совершения покупки и перечисления денежных средств за нее. О том, как правильно его оформить, какие существуют аналоги в российском документообороте – в этой статье.

Пустой бланк инвойса (word)

Образец заполнения инвойса (word)

Отечественные аналоги

В дословном переводе на русский английское слово invoice означает «выставленный счет». По сути и отчасти по форме документ соответствует двум отечественным аналогам:

  1. Счет-фактура тоже содержит описание поставляемых товаров, их штучность и т.п. Однако фактура предназначается только для налогового контроля, в то время как образец инвойса заполняется только для использования между продавцом и покупателем.
  2. Счет-оплата в какой-то степени тоже соответствует инвойсу. При этом он может одновременно служить и офертой (если в нем есть все существенные условия).

Единого образца не существует, поэтому принято придерживаться правил, сложившихся в международной практике делового документооборота. Этот документ необходим только в тех случаях, когда отечественный продавец поставляет свои товары зарубежному покупателю. Его оформляет любой представитель компании в момент отправки груза за границу.

Основное назначение состоит в следующем:

  1. Описать полный перечень товарно-материальных ценностей, которые отправляются за границу с указанием их количества и существенных характеристик (внешний вид, технические параметры и др.).
  2. Зафиксировать документально факт отправки этих товаров зарубежному покупателю.
  3. Зафиксировать намерение и обязательство зарубежного партнера оплатить товар в полном объеме.

Наряду с обычным (коммерческим) инвойсом существует и такая разновидность, как проформа-инвойс. Этот документ оформляют в тех случаях, когда зарубежный покупатель намерен внести только авансовый платеж – т.е. сделать предоплату. По образцу он полностью совпадает с обычным, но некоторые сведения в нем могут быть неокончательными.

Образец 2019 г

В общем случае отечественные компании стараются придерживаться тех образцов, которые уже были разработаны зарубежным партнером. В случае первой отправки можно запросить предварительно пример заполнения по электронной почте – особенно, если предполагается регулярная поставка на довольно большие суммы.

Обычно документ составляют на английском языке (или на государственном языке страны, в которой находится партнер) и включают в него несколько разделов:

  1. Дата отправки товара от продавца, сведения об отправителе груза – ФИО представителя компании, полное название, реквизиты и контакты компании (телефонные номера записываются в международном формате). Эти сведения заполняются на английском для покупателя, а для продавца – на русском (в другом экземпляре).
  2. Сведения о получателе заполняют на его родном языке – аналогично название компании, контакты, реквизиты, ФИО, должность лица, которое должно получить груз или отвечает за покупку.
  3. Информация о государствах:
  • из которого были отправлены товары (export);
  • в котором они были произведены (manufacture);
  • и в которое их предполагается доставить (destination).
  1. Затем в образце инвойса прописывают номер соответствующей транспортной накладной и указывают валюту страны, где находится покупатель.

В оставшейся части подробно описывают характеристики, внешний вид, состояние, количество и прочие параметры товара как материального объекта.

Здесь важно учитывать, что описание проводится в точности по тем правилам, которые были приняты в стране получателя (или в его внутренних документах).

По сути и по форме они не слишком отличаются от отечественных, но в некоторых случаях могут быть свои особенности, которые лучше уточнить у партнера заблаговременно:

  1. Указывают тип упаковки в соответствии с системой, принятой в стране получателя (поддоны, паллеты, ящики, коробки и т.п.).
  2. Описание каждого товара:
  • наименование;
  • количество и единицы измерения;
  • область применения;
  • вес;
  • габариты;
  • материал изготовления;
  • стоимость одной единицы и общая стоимость по каждому товару;
  • общая стоимость всех товаров (в рублях и валюте страны по официальному или иному курсу на день соглашения или на иных условиях, согласованных в договоре).
  1. Количество мест – т.е. количество упаковок.
  2. Общий вес груза и его общая стоимость (в данном случае указывается в рублях).
  3. Дата, подпись, расшифровка подписи (фамилия, инициалы), печать.

Бланк, который также можно использовать как образец, представлен ниже.

Еще несколько реальных образцов различных заграничных компаний представлено далее.

Количество экземпляров

Составляется всегда в 6 экземплярах (или в большем количестве в особых случаях). Допускается составить один оригинал на государственном языке страны, где находится зарубежный покупатель, и сделать 5 копий к нему. Юридическая сила всех экземпляров одинакова, а их назначение описано в таблице.

1сопровождает посылку (укладывается внутрь)
2отгрузочный – в отдельный карман вместе с транспортной накладной
3остается у продавца (отечественная компания)
4отправляется покупателю (зарубежная компания)
5сопровождают груз и остаются у перевозчика
6

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Поскольку речь идет о коммерческом документе, предназначенном для использования в другом государстве, перед отправкой товаров необходимо еще раз проверить, правильно ли был заполнен бланк, все ли требования учтены, на месте ли все 6 экземпляров. В особенности необходимо уделить внимание описанию товаров.

Описание товаров в инвойсе: на что обратить внимание

Описание товаров – это ключевое требование при оформлении инвойса вне зависимости от его образца. Конкретные правила заполнения могут отличаться по каждой конкретной иностранной фирме.

Однако есть и законодательные нормы, которые касаются всего государства в целом.

Например, в случае с Евросоюзом необходимо обратить внимание на корректное описание товаров особого назначения – наиболее распространенные примеры приведены в таблице.

биологические образцыобязательно указываются:
  • происхождение образцов – например, биоматериал человека (ткань, орган) животного, семенной материал растений, штамм микроорганизмов и т.п.;
  • цель транспортировки – например, для проведения дополнительных лабораторных исследований;
  • предельные сроки хранения;
  • способ перевозки (например, во льду, в жидком азоте и т.п.).
любые химические вещества
  • приводится и название вещества, и его подробное описание (формула, концентрация, масса, физическое состояние – жидкость, твердое, газообразное), назначение;
  • также прилагается заявление TSCA о полном соответствии вещества нормам безопасности.
сложносоставные товарылюбой составной товар описывается с перечислением каждой части; например, часы в общем виде следует расписать так:
  • корпус;
  • механизм;
  • гальванический элемент.
подарки
  • подробное описание, стоимость изделий; в большинстве случаев есть верхние ограничения по стоимости, при нарушении которых оплачиваются дополнительные таможенные пошлины;
  • в транспортной накладной прописывают: «Unsolicited gift»
изделия текстильныепрописывается:
  • состав и процентное соотношение всех компонентов;
  • способ плетения (тканное или вязаное изделие);
  • в случае с образцами тканей дополнительно указывают: «MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE»

Таким образом, корректное оформление документа – очень важная задача. Имеет смысл провести несколько проверок, запросить готовые примеры подобных бумаг, а также сделать грамотный профессиональный перевод на соответствующий язык.

Источник: https://2ann.ru/chto-takoe-invojs/

Пример инвойса: Как должен выглядеть хороший инвойс

Инвойс на услуги, образец

Здесь пример инвойса и требующаяся информация для инвойса. Isolta предоставляет Вам программное обеспечение по инвойсированию, которое следит за тем, чтобы все Ваши инвойсы были действительны и включали в себя всю необходимую информацию.

Я хочу создать подобный инвойс

  1. Дата инвойса
  2. Порядковый номер инвойса
  3. НДС продавца или бизнес-номер
  4. Имя и адрес продавца и покупателя
  5. Количество и тип товаров или услуг
  6. Срок доставки товаров или услуг
  7. Цена за единицу, без НДС
  8. Ставка НДС
  9. Сумма НДС
  • Причина освобождения от НДС или оплаты НДС источником
  • НДС покупателя
  • Детали для того, чтобы идентифицировать товар как новое транспортное средство
  • Указания относительно VAT margine scheme (предметы искусства и т.д.)
  • Указание, что это облагаемые налогом инвестиции в золото
  • Ссылка на возможный предыдущий инвойс, если инвойс был исправлен

Всегда старайтесь создать инвойс в тот же день, в который было передача товаров/услуг
В случае задержки инвойса на неделю, вы задержите свои деньги на неделю. К тому же, Ваши соглашения с клиентом могут быть уже забыты. Быстрая отправка инвойса производит хорошее впечатление на Вашего клиента.

Готовьте черновик своего инвойса заранее,чтобы отправить инвойс, когда готовы
как коммерческое предложение, разрешение на поставку или черновик инвойса, как можно раньше. Написание инвойса не должно занимать более минуты.

Удостоверьтесь в том, что вы отправляете инвойс способом, выбранным Вашим клиентом
как электронный инвойс (e-invoice), по емайлу, если Вы об этом договорились, или же на бумажном носителе, если Вы не уверены в том, как клиент хочет получить инвойс.

В независимости от способа отправки, проверьте перед отправкой…
что требования налоговых служб учтены, и что данные клиента и инвойса правильные. Не платить за инвойс – Ваша ответственность, если информация неверна.

Нужно бережно хранить инвойсы
Предприниматель обязан хранить все данные бухгалтерии в течение 7 лет. Электронный архив подходит, если данные сохранены по крайней мере в трех местах.

Нельзя ни в коем случае изменять инвойс, который уже был отправлен
Если отправленный инвойс был неправильный, Вы должны создать возвратную накладную и отправить новый инвойс. Конечно, Вы можете свободно править свой инвойс по тех пор, пока не отправили его своему клиенту и своему бухгалтеру.

Произведите впечатление
Вы создаете стильные инвойсы, а подсчеты и законодательная часть учитываются автоматически

Экономьте время
У вас есть доступ к ранее созданным вами инвойсам, и вы можете использовать их в качестве шаблона.

Получите ваши деньги быстрее
Отправьте инвойс так, как предпочитает ваш клиент, и получите ваши деньги быстрее

Пользуйтесь сервисом Isolta, чтобы улучшать взаимоотношения с клиентами, систематизировать товары и услуги, делать коммерческие предложения и отправлять электронные инвойсы. Первые 10 инвойсов в год за нами. Перейдите на платную версию, когда Ваш бизнес расцветет.

Мы также благодарны за пользователей, которым будет достаточно бесплатной версии. Мы доверяем им по части рекомендации нашего сервиса другим.

Пользуйтесь нашим программным обеспечением по инвойсированию бесплатно, если у Вас всего несколько инвойсов, и перейдите на другую версию, когда будет нужно. Любая версия включает в себя весь функционал. Это “международные” цены. Узнать точные цены в Германии, Финляндии, Эстонии или Латвии. Цены приведены без НДС.

  • Работает в облаке Пользуйтесь программой в любое время, в любом месте и на любом устройстве. Если в нём есть веб-браузер, то вы готовы к работе.
  • Бесплатная служба поддержки Наша отменная команда поддержки клиентов готова отвечать на любые возникающие у вас вопросы.
  • Инвойсирование Создавайте и отправляйте счета с легкостью, используйте различные шаблоны и штрих-коды.
  • Электронное инвойсирование Отправляйте инвойсы по емайлу или через электронный сервис.По емайлу – 0€Электронный инвойс – 0,39€-0,59€

    Через услуги печати – 1,19€

  • 7 языков Вы можете пользоваться сервисом Isolta на нужном вам языке и выставлять счета на русском, английском, немецком, шведском, финском, латышском, литовском и эстонском языках
  • База данных клиентов с поддержкой CRM Следите за покупками клиентов, контактами и своими обещаниями с помощью временного графика.
  • Регистр товаров и услуг Ускорьте процесс инвойсирования c помощью добавления часто используемых товаров и услуг в регистр товаров.
  • Дебиторская задолженность Отслеживание ваши инвойсы одним взглядом (выставленные, оплаченные, неоплаченные, черновики).
  • Напоминания об оплате Добавляйте пени и доп. расходы в напоминание о неуплате и отправляйте напоминание своему клиенту
  • Отчёты о продажах Используйте инструментарий отчётности и поиска для отслеживания состояния бизнеса. Ваш бухгалтер будет вам благодарен за генерируемые программой бухгалтерские отчёты.
  • Предложения по цене Составляйте коммерческие предложения на основе черновиков инвойсов
  • Будущий функционал сервиса Мы постоянно совершенствуем Isolta, основываясь на отзывы наших клиентов. Всякий раз, когда мы запускаем новую функцию, она доступна для вас сразу. Мы заботимся об обновлениях, вы фокусируете на инвойсировании.

Мы работаем в тесном контакте с предпринимателями уже более 15 лет, и предпринимательcтсво близко нашему духу. Наше призвание – спрашивать, слушать и помогать, чтобы в итоге предоставить сервис, соответствующий Вашим ожиданиям.

В любом месте. В любое время. На любом устройстве. Нужен только интернет браузер – и вы готовы к работе. Ваши данные всегда с вами.

Ваши данные надежно хранятся на наших серверах, которые постоянно и автоматически дублируются.

Isolta на высочайшем уровне безопасности. Проверено Финской ассоциацией предпринимателей программного обеспечения

Команда наших специалистов в сфере инвойсирования поможет вам на любом этапе.

Зарегистрируйтесь в ISOLTA бесплатно! Никаких кредитных карт и обязательств. Осмотритесь или начинайте инвойсировать прямо сейчас. Посмотрите видео и вы поймете, насколько это просто – отправить свой первый инвойс.

Источник: https://www.isolta.com/ru/invoice-example

Защитник Права
Добавить комментарий